Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Esta Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales (“Política”) describe cómo Aurena AI S.A.S. (“Aurena AI”, “nosotros”) recolecta, usa, almacena y protege los datos personales de quienes visitan nuestro sitio web, solicitan una demostración, contratan nuestros servicios, o interactúan con negocios que usan Aurena AI a través de canales como WhatsApp. Aplica en lo pertinente la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas colombianas sobre protección de datos personales.

A. Quiénes somos

Aurena AI S.A.S., identificada con NIT 902084020-1, con domicilio en Floridablanca, Santander, Colombia (Cra. 21 #3683), es la sociedad Responsable identificada en esta Política. Aurena AI ofrece servicios de comunicación empresarial asistida por inteligencia artificial, automatización, CRM y herramientas operativas relacionadas, incluyendo integraciones con canales de mensajería como WhatsApp cuando el negocio cliente así lo configura.

Datos de identificación y contacto de Aurena AI S.A.S.:

• Razón social: Aurena AI S.A.S.
• NIT: 902084020-1
• Domicilio: Floridablanca, Santander, Colombia
• Dirección: Cra. 21 #3683
• Teléfono: +57 301 155 9906
• Correo electrónico: support@aurenaico.com

El canal oficial de contacto para cualquier asunto relacionado con esta Política es el Área de Privacidad y Protección de Datos de Aurena AI S.A.S., a través del correo support@aurenaico.com.

B. Roles en el tratamiento de datos

Según el contexto, Aurena AI puede actuar en dos roles distintos frente a un mismo dato:

• Como Responsable del tratamiento, cuando Aurena AI decide las finalidades y medios del tratamiento — por ejemplo, con los datos de visitantes del sitio web, solicitudes de demo o contacto, clientes directos de Aurena AI, y administradores de cuentas/portal.
• Como Encargado del tratamiento, cuando procesamos datos de clientes finales o conversaciones por cuenta de un negocio cliente que determina la finalidad de ese tratamiento (por ejemplo, los mensajes que un consumidor le escribe a un negocio que usa Aurena AI).

Aurena AI no es siempre Responsable ni siempre Encargado: el rol depende de la relación concreta. Un acuerdo comercial o de tratamiento de datos específico con cada cliente puede precisar aún más esta distinción.

C. Categorías de datos que podemos tratar

Dependiendo del servicio contratado y del canal utilizado, podemos tratar:

• Datos de identificación y contacto (nombre, correo, teléfono).
• Información del negocio o de la cuenta contratante.
• Identificadores de mensajería como número de WhatsApp u otros canales habilitados.
• Contenido de conversaciones o mensajes, cuando el servicio los procesa para prestar la funcionalidad contratada.
• Información de pedidos, catálogo o CRM ingresada a través del servicio.
• Información técnica, de seguridad y registros de uso (logs).
• Comunicaciones de soporte y comerciales.
• Metadatos de integración necesarios para operar canales de terceros autorizados (por ejemplo, Meta/WhatsApp).

No recolectamos categorías de datos distintas a las necesarias para prestar el servicio contratado o para las finalidades descritas en esta Política.

D. Fuentes de los datos

Los datos pueden provenir de:

• La persona titular, de forma directa.
• Un negocio cliente de Aurena AI que usa el servicio para comunicarse con sus propios clientes.
• Integraciones o plataformas autorizadas por el titular o el cliente.
• El uso normal de nuestro sitio web o servicios.

E. Finalidades del tratamiento

Tratamos datos personales para fines operativos legítimos, entre ellos:

• Prestar y operar el servicio contratado.
• Autenticar y administrar cuentas.
• Procesar comunicaciones comerciales autorizadas por el negocio cliente.
• Operar funcionalidades de CRM y flujos de trabajo.
• Brindar soporte al cliente.
• Prevenir fraude, abuso y proteger la seguridad del servicio.
• Mejorar la calidad y confiabilidad del servicio.
• Administrar facturación, contratos y cumplimiento.
• Cumplir obligaciones legales.
• Atender solicitudes y reclamos de los titulares.

Si en algún momento usamos datos de contacto con fines de mercadeo, lo haremos únicamente cuando exista la autorización o base legal aplicable para ello.

F. Tratamiento automatizado e inteligencia artificial

Nuestros servicios pueden usar sistemas automatizados e inteligencia artificial para clasificar y entender solicitudes, generar o asistir respuestas, organizar información de CRM, y apoyar flujos operativos. Estos sistemas no toman, por sí solos, decisiones con efectos legales o de importancia similar sobre las personas. Cuando el negocio cliente así lo configura, el servicio permite la intervención o escalamiento a una persona humana.

G. Datos sensibles

Aurena AI no busca recolectar datos sensibles de forma innecesaria. Sin embargo, dado que el servicio puede procesar el contenido de conversaciones aportadas voluntariamente por los usuarios, no podemos descartar que, en casos puntuales, dicho contenido incluya información sensible. Cuando el caso de uso de un cliente pueda involucrar información sensible, el tratamiento debe seguir la normativa aplicable, la configuración contractual acordada y salvaguardas adicionales razonables.

H. Encargados y transmisión/transferencia de datos

Para prestar el servicio, Aurena AI puede apoyarse en proveedores como:

• Infraestructura de nube y hosting.
• Proveedores de canales de mensajería, incluyendo Meta/WhatsApp cuando el cliente habilita esa integración.
• Proveedores de tecnología de inteligencia artificial.
• Proveedores de seguridad y monitoreo.
• Proveedores de correo electrónico y soporte.
• Socios de solución (Solution Partners) o proveedores tecnológicos que participan en la integración con plataformas de mensajería, cuando aplique.

Estas transmisiones o transferencias pueden ocurrir dentro o fuera de Colombia, en la medida necesaria para prestar el servicio, y sujetas a las salvaguardas legales y contractuales aplicables.

I. Seguridad de la información

Implementamos medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para proteger los datos personales que tratamos. Ningún sistema es completamente infalible: no garantizamos que la información esté exenta de todo riesgo, pero trabajamos de forma continua para reducirlo.

J. Conservación de los datos

Conservamos los datos personales solo durante el tiempo razonablemente necesario para las finalidades del servicio, el cumplimiento de obligaciones contractuales, contables, legales o de seguridad, y la atención de eventuales reclamaciones. Una vez cumplida esa finalidad, los datos se eliminan, anonimizan o restringen según corresponda. No aplicamos un plazo único de conservación para todos los datos, pues este depende de la finalidad y de las obligaciones legales pertinentes en cada caso.

K. Derechos del titular

Como titular de datos personales, y conforme a la Ley 1581 de 2012, tienes derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada, cuando aplique.
• Ser informado sobre el uso que se le ha dado a tus datos.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando la ley lo permita.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante Aurena AI.

L. Procedimiento de consultas y reclamos

Puedes ejercer tus derechos escribiendo al Área de Privacidad y Protección de Datos de Aurena AI S.A.S., a través del correo support@aurenaico.com. Para agilizar tu solicitud, incluye tu nombre, un medio de contacto y una descripción clara de lo que solicitas. No exigimos documentos de identidad adicionales de forma automática; sin embargo, podemos pedir información razonable adicional cuando sea necesaria para verificar tu identidad y evitar accesos o eliminaciones no autorizadas.

Los tiempos de respuesta legales aplicables en Colombia son:

• Consultas: respondidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora, y se señalará la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos (incluyendo corrección, actualización o supresión, y revocatoria): se resolverán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

M. Menores de edad

Nuestros servicios están orientados principalmente a negocios y no están diseñados para recolectar de forma intencional datos de menores de edad de manera independiente. Esto no excluye que, en el marco de una conversación gestionada por un negocio cliente, un menor de edad pueda eventualmente aparecer como interlocutor; en esos casos aplican las salvaguardas legales correspondientes y la responsabilidad primaria de la relación con el consumidor final recae en el negocio cliente como Responsable de esa relación.

N. Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios en nuestros servicios o en la normativa aplicable. Los cambios materiales se comunicarán a través de medios razonables, como este mismo sitio web. Te recomendamos revisar esta página periódicamente.

O. Vigencia

Esta Política rige desde la fecha de entrada en vigor indicada al inicio de este documento. Los datos personales se conservan de acuerdo con la finalidad de su tratamiento y las obligaciones legales aplicables, y no según un plazo de expiración único.